27. Februar 2018

Ausschreibungen – Teamwork Deluxe

Teamwork wird bei workfashion.com generell grossgeschrieben. Doch wenn eine Ausschreibung eintrifft, erhält dieser Begriff eine neue Dimension. Dann werden alle Ressourcen mobilisiert, Grenzen werden nach oben verschoben und das Ziel, die Ausschreibung zu gewinnen, tritt für alle in den Mittelpunkt.


Ausschreibungen haben häufig zwei Dinge gemeinsam: Sie stellen hohe Anforderungen an den Leistungserbringer und das Angebot muss innerhalb von einer kurzen Zeitdauer abgegeben werden. Dazu bedarf es einer guten Planung und vollen Einsatz aller Beteiligten.  Denn das Ziel ist jeweils klar: Wir wollen die Ausschreibung gewinnen!

In 10 Schritten zum Erfolg

  1. Erhalt Ausschreibungsunterlagen / Bestimmung Projektleiter
  2. Sichten der Unterlagen und Entscheid bezüglich Teilnahme
  3. Bilden der Projektgruppe
  4. Zeitplan / To Do Liste
  5. Aufgabenzuteilung
  6. Abarbeiten der einzelnen Tasks
  7. Abstimmungsmeetings
  8. Zusammenfügen der Inhalte
  9. Absegnung durch Geschäftsleitung
  10. Abgabe an Kunde


Die richtige Planung macht's

Ist der Projektleiter bestimmt und die Unterlagen gesichtet, geht es an die Planung. Als erstes muss gemäss den Anforderungen eine Projektgruppe gebildet werden. Hier können wir als Gesamtanbieter auf eigene Spezialisten zählen, die ihr Fachwissen zum jeweiligen Bereich einbringen.
In einem zweiten Schritt werden klare Aufgaben pro Bereich definiert und ein Zeitplan für das Zusammentragen der Informationen erstellt. Die Deadline muss dabei zwingend eingehalten werden, da das Angebot sonst nicht berücksichtigt wird.

Beispiel Projektorganisation:

Ab an die Arbeit!

Ist die Planung gemacht, geht's ans Eingemachte. Alle Projektmitglieder erarbeiten ihren Teil gemäss den Vorgaben des Kunden und noch darüber hinaus. Denn wir wollen die Anforderungen nicht nur erfüllen, sondern wo immer möglich übertreffen. So nutzen wir unser gesamtes Wissen als Fachspezialist, um für den Kunden das Beste rauszuholen. Wir schlagen dem Kunden Optimierungen vor oder empfehlen alternative Varianten. Mitdenken heisst die Devise!

Dabei ist eine gute Kommunikation innerhalb des ganzen Teams zentral – sei dies mittels Meetings, kurzen Absprachen oder übers Mail. Nur wenn alle an einem Strang ziehen und volles Engagement zeigen, können wir erfolgreich sein.

Fast am Ziel…

Zum Schluss ist nochmals höchste Konzentration gefragt. So werden alle Inhalte zusammengeführt, das Layout wird optimiert und die Texte und Angaben ein letztes Mal kontrolliert. Erst wenn alles perfekt ist und die Preise sitzen, sind wir zufrieden und können mit einem guten Gefühl sagen, unser Bestes gegeben zu haben. Der Rest liegt nun in den Händen des Kunden.

Eine Ausschreibung verlangt jedes Mal Höchstleistungen von allen Beteiligten und führt uns manchmal auch an die Grenzen des Machbaren. Umso schöner ist es, wenn wir den Zuschlag erhalten und dies mit allen feiern können. Erfolge treiben uns an, stets das Beste zu geben, um die Wünsche unserer Kunden zu erfüllen.

Wir freuen uns bereits auf die nächste Ausschreibung!

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